「体調が悪いので仕事を休みたいけど、誰に連絡するのが正しいのかわからない」、「体調不良で休む際、それ以外に伝えるべき事はあるの？」など、会社への連絡に際し疑問を抱く人は少なくありません。
そしてただでさえ、欠勤の連絡を入れるのは申し訳なさから苦手に感じやすいものです。
今回は、仕事を休む時の連絡において気をつけたいマナーや、連絡時の例文を紹介します。
体調不良で会社を休みたい！ どう連絡すべき？
発熱や頭痛、腹痛等で体調が悪く、出社しても仕事ができない、もしくは回復のために静養したいという場合、会社への連絡は電話で行うのが基本です。電話を使えば、体調や状況など、伝えるべき事を迅速に上司や会社に知らせる事ができるためです。
また、会社によっては電話に限らず、メールやチャット、メッセージアプリでの連絡を認めている所もあります。よって、この場合は電話だけでなくこれらの手段を用いて連絡するのも良いでしょう。
いずれにしても、休む事が決定した時点で、会社の定めるルールに則り連絡する事が大切です。
会社に欠勤連絡をする際に気をつけたい6つのマナーを解説
ではここからは、欠勤の連絡に際して注意しておくべき6つのマナーを解説します。
「休みます」という意思を伝えるだけで十分では？と感じる方もいるかもしれませんが、これから紹介するマナーを守る事で、会社や上司に対して与える印象は大きく変化します。
- 必ず自分自身で連絡する
- 連絡は上司に直接すること
- 連絡するタイミングは、始業時間から5～10分前が最適
- 欠勤の理由は正直に、嘘の理由は伝えないこと
- 急ぎの仕事がある場合は、引き継ぎや対応を頼むこと
- 欠勤が数日続きそうな場合は、出社できる時期の目安も伝えるべき
1．必ず自分自身で連絡する
まず、連絡する際はどの手段を用いる場合であっても必ず自分自身で行いましょう。別の誰かを介しての連絡は、印象が良いとは言えないため控えるべきです。
例えば、会社を休む申し訳なさなどから連絡がしづらいと感じている場合、つい手軽に連絡を取りやすい同僚や部下などに会社へ伝言を頼みたいと考えるかもしれません。しかし、欠勤するのは他でもない自分自身です。そのため、関係のない相手に伝言を頼むと正確な情報がきちんと伝わらない可能性があるだけでなく、会社側にも「なぜ自分で連絡して来ないのか」と不信感を与えかねません。
よって、体調不良の度合いや緊急搬送・入院といったどうしてもできないケースを除いて、原則として自分で連絡を入れましょう。
2．連絡は上司に直接すること
「休む連絡は誰にするのが一番いいのか？」と疑問に思う方も少なくありません。欠勤の連絡は、原則として自分の直属の上司へ行いましょう。
「勤怠に関わる連絡なのだから人事部などに連絡すべきでは？」と思う方もいるかもしれませんが、マナーの観点から見て、まずは自分を管理する立場である上司に真っ先に伝える方が無難と考えられます。
また、自分の上司であれば自身の体調の詳細を伝えやすいですし、同時に仕事の引き継ぎや急ぎの案件などの共有も行えるため、別途メールやチャットツールで仕事について連絡する手間も省けます。
万が一上司が不在の場合は、上司に次ぐ立場の人に言伝を頼みましょう。「欠勤する」という情報が上司に必ず届くようにすべきです。
3．連絡するタイミングは、始業時間から5～10分前が最適
いざ連絡しようと思っても、意外と悩んでしまうのが「欠勤連絡のタイミング」ではないでしょうか。欠勤の連絡は、一般的に始業時間から5～10分程前までが適しているとされます。
例えば、始業よりも早すぎる時間に連絡しても、上司がまだ出勤していない可能性が高いですし、始業してすぐは前日のメールチェックや当日の業務内容の確認などで忙しい場合が多いでしょう。このような時間帯に連絡するのは「マナー違反」と捉えられかねませんし、始業から何時間も経ってからでは無断欠勤扱いにされてしまう可能性もあります。
よって、連絡のタイミングは慎重に見極めるようにしましょう。
4．欠勤の理由は正直に、嘘の理由は伝えないこと
最も気をつけるべきなのが、欠勤の理由は正直に伝え、嘘は決してつかないようにする事です。嘘をつく事で印象を悪くしてしまう可能性があるだけでなく、無用なトラブルをも招きかねません。
例えば、連絡の時点で声色や内容等で嘘をついている事がバレれば、「嘘をついて仕事をサボった」と悪印象に繋がる場合もあるでしょう。また、体調不良なのは本当であっても、症状を少し大げさに伝えるなどすると「1日の欠勤で回復するのか」と会社側に過度に心配をかけてしまうケースも考えられます。
そのような事態を避けるためにも、欠勤する理由は正直に、嘘やごまかしはしない事が大切です。
5．急ぎの仕事がある場合は、引き継ぎや対応を頼むこと
もし自分が休んでいる間に進めなければならない仕事や緊急のタスクなどがある場合は、合わせて上司に報告し、引き継ぎや対応をしてもらうように依頼しましょう。
会社にとって、業務が円滑に進む事は何よりも重要です。そのため、自分が休んでもきちんと業務が進むように情報を共有したり、必要であれば引き継ぎを頼むのは当然とも言えます。
よって、しっかり情報共有ができるよう、仕事の進捗やスケジュールは正確な内容を伝えましょう。
6．欠勤が数日続きそうな場合は、出社できる時期の目安も伝えるべき
インフルエンザなどの感染性の症状や回復までに数日かかってしまいそうな状態の場合は、何日程度で回復・出社できそうか目安を伝えましょう。出社できない間のスケジュール管理がしやすくなります。
また、回復や出社までに数日かかるという根拠を示して欲しいなどの理由から、受診した病院等で診断書をもらい提出するといった対応が必要になる場合があります。
そのため、必要に応じて診療機関の受診や診断書の準備を進めておく事も大切です。
会社を休む際の欠勤連絡の例文を紹介！
ここからは、実際に会社を休む際の連絡例文を紹介します。電話で連絡する場合の例文と合わせて、メールでの欠勤連絡についても触れています。
電話で連絡する場合
「おはようございます。××課の〇〇(自分の名前)です。△△部長はいらっしゃいますか？
△△部長、おはようございます。実は、昨夜の夜から体調が悪くなり、今朝発熱し現在も熱が38度5分出ています。
申し訳ありませんが、本日はお休みさせて頂けないでしょうか？
本日の業務は、別途メールにて□□さんへ引き継ぎをお願いする予定です。
病院を受診し、感染症などで数日出社停止となった場合は、本日中にまた連絡いたします。
ご迷惑をおかけし申し訳ありません。よろしくお願いいたします。」
メールで連絡する場合
件名：1月12日欠勤の連絡／××課〇〇(自分の氏名)
××部 △△部長
おはようございます。
××課〇〇です。
(以下、電話での内容と同様に欠勤の理由・仕事の進捗、病院受診について記載する)
ご迷惑をおかけし大変申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。
××課 〇〇(自分の氏名)
メールで連絡する場合は、基本的に電話で伝える際と同じ内容を記載しましょう。
また、メールでの欠勤連絡については以下の記事でより詳しく解説していますので、こちらも参考にしてみて下さい。
「休む メール」記事URL
休む以外にも選択肢がある？
体調が思わしくなく通勤や出社は不安でも、ある程度の作業量であればPCなどを用いて業務を行えるという場合もあるでしょう。その際は、会社が自宅でのリモートワークを認めているかどうか確認してみるのも一つの手段です。
もし、現在勤務している会社がリモートワークを許可しているのであれば、自身の体調を鑑みた上で在宅で仕事ができ、業務に穴を開けず、かつ体調にも配慮できます。
また一方で、リモートワークをしたいのに会社が対応していない、もしくは自身の体調不良が続き今後の勤務に不安を感じているのであれば、自由度の高い働き方を推進している会社への転職や、自分に合った働き方を探してみてはどうでしょうか。
「あくまでも自分の体調が第一」と考えて行動するのも、長く働き続けるためには必要な要素と言えます。
まとめ
体調不良に限らず、様々な事情によりやむを得ず仕事を休む事は、働く私達にきちんと認められている権利の1つです。そのため、「休みにくい」、「仕事に支障が出てしまう」と罪悪感を感じてしまうかもしれませんが、また万全の状態で働けるようにするためにも、必要に応じて欠勤や有給休暇を活用しましょう。
そしてもし、現在「休みが取りづらい会社で働いている」、「もっと自由な働き方をしてみたい」と考えているならば、一度キャリドラにキャリアについて相談してみてはどうでしょうか。
キャリドラは転職やキャリアプラン、働き方など仕事にまつわる相談やサポートを行っています。相談を通して自分の希望の働き方を見つめなおす事で、解決策が見つかる可能性があります。
