過去に、「会社を休みたいけど諸事情で電話ができず困った」という経験はありませんか？
また、「電話以外で欠勤を伝えても問題ないの？」と気になっている方もいるのではないでしょうか。例えば、メールでも欠勤の連絡ができたら便利だと思う方は多いでしょう。
そこで今回は、仕事を休む連絡をメールで行うメリットやデメリット、実際にメールを送る際の注意点を解説します。
欠勤の連絡はメールでしてもいいの？
まず結論として、欠勤連絡はメールで伝えても問題ではありません。ただし、可能であれば電話を用いるべきというのが一般的であるとされています。
その理由は、電話ならば直接相手と言葉を交わせるため、迅速かつ正確に内容が伝わったと双方確認しやすいためです。ただし、以下のようなケースでは、やむを得ずメールを用いても良いでしょう。
- 電話をしても繋がらない場合
- 体調により声が出せず、きちんと内容が伝えられない場合
- 当日ではなく、指定した日の欠勤(有給休暇等)を申請する場合 など
重要なのは、休むと決めたらすぐにその旨を会社、上司に伝える事です。そのため、状況によって電話よりもメールの方がきちんと伝わるのであれば、活用すべきと言えるでしょう。
連絡をメールで行うメリットやデメリットはある？
連絡をメールで行うメリットは、第一に場所を問わず連絡ができる事です。電話は電車での移動中や病院内など、場所によっては使用を控えなければならないのに対し、メールは思い立ったらすぐに作成、送信ができます。
そして、メールのもう一つのメリットは、自分の状況や体調を文章でわかりやすく伝えられる点です。電話で話すのは緊張してしまいきちんと伝えられるか不安という方や、体調が悪く声が出せないという場合にも便利です。
ただし、メールの文章のみでは自分の気持ち・意思が伝わりづらかったり、相手がメール確認を怠った場合内容が伝わらなかったりなど、電話と比べると緊急度が低くなるというデメリットも存在します。そのため、メリット・デメリット両方を加味して活用すべきと言えるでしょう。
メールで休む連絡をする際の5つの注意点・ポイントとは
ここからは、メールで休む連絡を入れる際に注意したい5つのポイントを紹介します。
1．無断欠勤は絶対に避けること
電話もメールもしない、いわゆる「無断欠勤」は絶対に避けるようにしましょう。会社側は、連絡がなければ普段通り出勤して来ると考えているためです。
よって、無断で会社を休んでしまうのは、上司に無用な心配をかけたり、印象の悪化、業務の滞りや何らかのトラブルに発展する可能性さえあります。
従って、休むと決めたらすぐに、連絡するよう心掛けるべきです。
2．メールの件名は、欠勤の連絡であると一目で分かるようにすること
本題の欠勤連絡メールですが、件名は必ず欠勤の連絡だと分かるようにしましょう。誰が、いつ休むのかが分かれば、受け取った相手も情報を把握しやすくなります。
例えば、上司にメールで連絡する場合、上司のメールボックスにはあなたの他にも取引先や社内の上長や部下など、あらゆる相手からのメールを受信していると考えられます。その際、件名で内容が分からなければ、確認するのに時間がかかってしまう、もしくは後回しにされ欠勤と伝わるのが遅くなってしまう可能性もあります。
そのため、メールの件名には、必ず自分の氏名と合わせて欠勤連絡の旨を記載しましょう。
3．休む理由は、簡潔かつ正直に述べること
欠勤の理由は、過不足なく簡潔に、かつ正直に述べましょう。分かりやすく文章を記載する事で、相手が内容を確認する時間を短縮できます。
例えば、「体調不良」とだけ書いても情報不足ですし、逆に長々と体調が悪化するまでの経緯を書くのは余分な情報が多く、読むのに時間がかかってしまいます。
よって、体調が悪いのであれば具体的な症状、病院に行くのかどうかなど必要な情報のみ記載しましょう。また、決して嘘やごまかしの理由は書かないようにすべきです。
4．緊急性の高いタスクや引き継ぐべき仕事をきちんと報告すること
不測の事態でやむを得ず欠勤する場合、未処理の仕事や急ぎの業務が残っている場合もあるでしょう。その際は、メールの文面にて緊急性の高いタスクがある件や引き継ぎについても触れるべきです。
例えば、頼みたいタスクをリストにして記載するのも良いですし、もし引き継ぎ済みであるならば「〇〇さんに引き継いであります」と添えておくのも良いでしょう。
自分が休んでも仕事が回るように必要な事をきちんと伝えるのも、気をつけておきたいポイントの一つです。
5．休む旨と共に、上司や同僚など、他の社員に対しての謝罪を添えること
欠勤する理由や仕事の引継ぎなどを書き終えたら、最後に上司や同僚に対して迷惑をかけて申し訳ないと一文を添えるとより丁寧です。
メールは、電話と比べると声色で気持ちを伝える事ができないため、文章や内容によっては冷たい印象を抱きやすい可能性があります。
そのため、きちんと文章で「迷惑をかけて申し訳ない」と謝罪の一言を書いておく事で、文章の無機質な印象をカバーできるだけでなく、自分の気持ちも伝わりやすくなるでしょう。
欠勤連絡メールのテンプレートを紹介
ここからは、欠勤連絡のメールのテンプレートを当日欠勤の場合、事前申告の場合に分けて紹介します。
当日に欠勤する場合
【件名：退勤連絡／〇〇(自分の氏名) 体調不良により、本日欠勤いたします】
××部 △△部長
おはようございます。××課の〇〇です。
誠に申し訳ありませんが、昨晩から風邪の症状が悪化し、本日の朝、38度5分の熱があるため、出社が難しい状況です。
本日は病院の受診、および静養のため、欠勤させて頂けますか。
緊急の連絡はメールもしくは電話でできればと考えております。
また、本日の担当業務は□□さんへ引き継ぎをしております。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
××課
〇〇(自分の氏名)
事前に欠勤する旨を伝える場合
【件名：〇〇(自分の氏名) 1月20日に休みを頂きます】
××部 △△部長
お疲れ様です。
首記の件ですが、私用により、1月20日に休みを頂きたいと存じます。
休みの期間中は、担当業務のサポートを□□さんへお願いしております。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。
どうか、ご承認頂けますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
事前にメールで連絡する場合、その多くは「有給休暇の申請」の扱いとなります。有給休暇の申請は社員の権利でもあるため、必要以上にかしこまる必要はないと考えられます。理由についても、「諸事情」や「私用」と記載しておくだけで良いでしょう。
常に「休みの連絡が入れづらい」と感じる場合は職場に問題がある可能性も
「欠勤すると伝えると上司に嫌な顔をされる」、もしくは電話ができる状況でも「欠勤を叱責されるのが嫌だからメールで済ませてしまいたい」と感じてしまう場合は、職場環境が問題である可能性があります。
ただでさえ、仕事を休む事は少なからず罪悪感を抱くものです。その思いに加えて「休んだから怒られる」、「休み明け会社に行きたくない」と考えてしまうのは、体調不良であれば体調の悪化、そして仕事のモチベーション低下を招きかねません。
もしそのような職場に悩んでいるならば、転職を検討してみてはどうでしょうか。思い切って新しい会社に転職する事で、体調不良や家庭の事情など、やむを得ない場合に休みが取りやすい職場で働けるようになる可能性は高いでしょう。
まとめ
「会社を休むなら電話でなければダメ」というイメージは根強いですが、体調により声が出せない場合や電話が繋がらない等やむを得ない場合、メールで欠勤連絡をしても問題ないケースも多いのです。また、会社によっては欠勤連絡をメールやチャット、メッセージアプリで行っても良いとしている所もあります。
大切なのは、どのような手段であれ欠勤の連絡はきちんと行う事、そして内容を明確に伝える事だと言えるでしょう。
そして、もし現在「職場に問題があり欠勤がしづらい」という状況にあり転職を検討しているならば、一度キャリドラに相談してみましょう。キャリドラは皆さんの転職、キャリア、働き方にまつわるサポートを行っています。
キャリドラを活用する事で、現在の状況が改善する可能性があります。
